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Política de tratamiento de datos personales

PI – 01

1. Presentación

La presente política establece los términos y condiciones en los cuales La Tour S.A. (en adelante La Compañía), efectúa el tratamiento de los Datos Personales de sus clientes, proveedores y contratistas, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información.

2. Identificación del responsable

a. Nombre: La Tour S.A.

b. Domicilio y Dirección: Km 1.5 Vía a Cristo Rey, El Mameyal, Cali; Avenida Panamericana # 3-150 Jamundí.

c. Correo electrónico: acliente@la-tour.com

d. Website: www.la-tour.com

e. Teléfono: +57 (2) 8879009 Ext. 111

f. Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

3.  Marco Legal.

a. Constitución Política, artículo 15.

b. Ley 1266 de 2008.

c. Ley 1581 de 2012.

d. Decretos Reglamentarios.

4.  Definiciones.

Las que aplican en la ley 1581 de 2012, deroguen o las que la modifiquen.

5.  Alcance.

Para cumplir su misión La Compañía ha recaudado y seguirá recaudando datos personales de la persona con quien interactuamos (en adelante El titular) en el desarrollo de los negocios, siempre y cuando medie consentimiento del titular. Mientras el titular no indique otra cosa, el titular autoriza que La Compañía almacene, procese y utilice esta información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por mandato legal o por orden de autoridad competente.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6.  Finalidad del Tratamiento de Datos

Se requiere que la información personal del titular sea recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida y procesada para: (a) desarrollar el objeto social de la Compañía, (b) cumplir las leyes aplicables a proveedores, clientes y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias, (c) Cumplir todos sus compromisos contractuales. (e) ofrecer y suministrar información a un interés comercial o técnico de nuestros productos y/o servicios. (f)  evaluar solicitudes de empleo. (g) administrar todos los aspectos de la relación laboral con el empleado y cumplimiento de las leyes vigentes. (h) apoyar con la seguridad física de las instalaciones y del personal que ingresa.

Toda la información recolectada en los puntos de seguridad, ya sean documentos o grabaciones del sistema de videovigilancia será utilizada exclusivamente para apoyar la seguridad de las personas y bienes en el entorno de la compañía.

Los tipos de información personal que procesamos incluyen:

· Nombre de la persona y/o empresa

· Cédula y/o NIT

· Cargo en la empresa

· Correo electrónico de la empresa

· Número de celular o telefonía fija

· Género

· Otros datos del contacto para fines comerciales

7.  Derechos del Titular

El titular de la información puede autorizar o revocar el uso de los datos personales, además de solicitar acceso, actualización, rectificación, supresión y conocer el tratamiento que se realiza a sus datos personales.

El titular tiene el derecho de solicitar a la Compañía la supresión (eliminación) de sus datos personales en cualquiera de los siguientes eventos:

· Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

· Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes o se haya superado el periodo necesario para la cual fueron recabados.

Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y La Compañía podrá negar el ejercicio de este cuando:

· El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

· La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

8.  Deberes de La Compañía.

La Compañía, cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

b. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir     su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

e. Tramitar las peticiones de los titulares de acuerdo con el procedimiento de tratamiento de datos personales establecido por La Compañía.

f. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

g. La Compañía aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio el registro de las bases de datos sujetas a tratamiento.

La Tour S.A. no hará transferencia o transmisión internacional de la información.

9.  Autorización.

Cuando se requiera autorización del titular se debe obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

La compañía conservará el registro de dichas autorizaciones de manera adecuada, garantizando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Para el tratamiento de datos sensibles, se tendrá en cuenta los siguiente:

a) Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.

b) Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados, así como la finalidad del tratamiento de los mismos.

c) La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

10.  Seguridad y Confidencialidad

Para garantizar la mejor protección de privacidad y confidencialidad de la información, La Compañía ha tomado las medidas necesarias para tal fin. Por tanto, cuenta con funcionarios competentes, debidamente capacitados y facultados para el tratamiento de la información, y la adecuada tecnología que soporta estos procesos. Estas medidas tecnológicas sumadas a la seguridad física que protege sus instalaciones dan una protección razonable según el estado de la ciencia y el presupuesto anual de La Compañía, pero no son infalibles. Cualquier violación a la confidencialidad o atentado contra la misma que detecte La Compañía será reportada de manera inmediata a las autoridades competentes.

11. Vigencia y plazo.

Esta política ha sido redactada y aprobada el 23 de febrero de 2017, fecha a partir de la cual entra en vigencia.

Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio, durante el ejercicio del objeto social de la compañía y los requerimientos de ley.

La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, sin previo aviso y a discreción de La Compañía. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en www.la-tour.com.

LA TOUR S.A.

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